Carlos A. Flores López
Archivero profesional y Docente especializado en materia archivística.cflores@cecapp.com.pe
Los archivos son unidades de trabajo especializado que se ocupan de administrar un fondo documental, es decir el conjunto de documentos que se ha producido en el transcurrir del tiempo durante el normal ejercicio de sus funciones, actividad que se realiza en cualquier organización sea esta de gestión pública o privada. Los archivos son auténticas unidades de administración de testimonios de gestión, donde la información es solo una parte del producto que se ofrece a los usuarios que lo requieran. Un archivo resulta una auténtica unidad operativa del proceso de gestión documental, y es que no existe una sola organización o entidad que no requiera de sus archivos para poder ejecutar sus funciones y actividades rutinarias, sean del core de negocio o las más frecuentes como la comunicativa, que se produce a través de la emisión y recepción de cartas u oficios entre las entidades.
Si tomamos en cuenta que un archivo es una unidad operativa, podemos identificarlo como un área de soporte de las demás áreas y de los procesos que realizan, esta identificación lo lleva a ser relacionado también a un área funcional, la cual tiene el cometido de cautelar la memoria organizacional y con ello la administración de las pruebas documentales que se necesitan para testimoniar el cumplimiento de actividades funcionales. Si identificamos que es un área que ejecuta un proceso en cumplimiento de actividades, entonces sabremos que se trata de una unidad que requiere de la autoridad técnica para su conducción. Un proceso soporte de otros procesos, denota un proceso estratégico, el cual no puede estar a cargo de la conducción de un responsable no especializado o sin conocimientos de dominio y competencia para sustentarlo.
En línea con lo anterior, podemos asegurar que el trabajo en la administración de archivos requiere de un sustento profesional, y que la gestión documental como proceso transversal de sustento en la realización de otros procesos de negocio de las organizaciones es un tipo de gestión específica que requiere de una atención especializada de sus ejecutores que demuestre la conveniencia de contar con cuadros técnicos y profesionales que se ocupen de la dirección y ejecución de todas sus actividades. Incidir en la necesaria profesionalización de los cuadros en los archivos es una consecuencia lógica de lo que la identificación de su valía funcional exige, pero no debemos de pretender que esta exigencia supone una exclusividad en la participación de la fuerza laboral que realizará las funciones archivísticas y documentales. La concepción de un trabajo multidisciplinario es una exigencia actual en todos los ámbitos de negocio y procesos que se realizan en las organizaciones. La propia demanda de atención de procesos que se inserten en las operaciones funcionales de las organizaciones actuales requiere de la multidisciplinariedad para poder insertarse de mejor manera a la fuerza laboral y productiva de las entidades públicas y privadas.
En el caso de la función Archivística y de Gestión Documental, la participación de la informática para aplicar software y hardware que la soporten (con mayor razón en la gestión de documentos electrónicos), de la administración que permita la conducción de la gestión archivística y documental, de la química para el análisis y tratamiento de los soportes documentales en papel afectados por agentes orgánicos o inorgánicos en su composición, de la historia para extraer de los documentos las lecciones de la experiencia de la humanidad nos deja, del derecho para identificar las normas que le son aplicables la gestión de archivos y documentos, etc. Un panorama amplísimo donde la intervención de los especialistas suma a la realización de las labores necesarias para la función archivística. Asimismo, no hay que dejar de considerar a la participación del apoyo operacional en las gestiones operativas del archivo, dado por personal con formación técnica archivística, adiestrado en las tareas de aplicar los procesos archivísticos y manipular documentos de acuerdo con la necesidad de su administración.
En este panorama constatamos que la gestión de los archivos exige una fuerza laboral multidisciplinaria y diversificada, donde la conducción de esta estará a cargo del profesional formado para tal misión. En el Perú el especialista llamado para esta función es el profesional en Archivística y Gestión documental, formado desde el pregrado para asumir la conducción de un archivo, con todo lo que el proceso requiere y exige en estos tiempos. Sin embargo, esta situación no siempre se cumple en los archivos de la administración pública y privada, principalmente debido a dos condiciones que hasta el momento subsisten en la situación laboral de los archivos peruanos: (i) la aún reciente creación de la carrera profesional de Archivística y Gestión documental en el nivel superior y (ii) la expoliación sistémica de las carreras en el ámbito de la labor archivística.
Cabe señalar que la profesionalización archivística a nivel superior inició en el año 1995 con la formación de la Escuela Nacional de Archiveros (ENA) ofreciendo una formación de cuatro (4) años de estudio, comulgando la formación de los profesionales archiveros desde materias de pregrado hasta su especialización con cursos aplicados a la labor archivística, posteriormente en el año 2010 se llevó a cabo la apertura de la carrera Archivística y Gestión Documental en la Universidad Católica Sedes Sapientiae (UCSS), con una duración de cinco (5) años de formación, tal como una carrera universitaria lo exige. Incluso en los primeros años de la creación de la carrera universitaria, se realizó un periodo de ciclos de complementación a través de los cuales, los egresados de la carrera archivística de la ENA pudieron obtener el grado de bachiller y aspirar a una licenciatura a través de la UCSS luego de dos (2) años de estudio. Tras este panorama, se esperaría que, luego de casi una década de formación profesional universitaria en materia Archivística, el mercado laboral haya exigido la formación superior archivística que tienen los licenciados en Archivística y Gestión documental como referentes de la profesionalización en el Perú, sin embargo, la aún poca cantidad de bachilleres y licenciados para cubrir toda la demanda del mercado, no han transformado esta situación.
Por otro lado, la larga ausencia de profesionales formados con especialización archivística en el Perú ha producido la ocupación de otras profesiones en el campo archivístico, principalmente en las carreras de historia y bibliotecología. En estas carreras la orientación hacia el trabajo archivístico es abierta e incluso difundida por las propias autoridades universitarias, quienes no tienen la menor objeción en presentar a sus estudiantes a realizar prácticas pre profesionales en labores archivísticas de tipo administrativa o de gestión documental, considerar el estudio de aspectos técnicos archivísticos en la formulación de tesis de grado o fomentar en el mercado laboral la competencia de sus egresados en la labor de administración de archivos. Ello no estaría mal orientado, si no fuera porque en la lectura de sus mallas curriculares no se evidencia una incidencia en cursos de materia archivística o de orientación a la especialización en la administración de archivos, en la misma relación que su perfil profesional pareciera orientarse y difundirse.
Esta situación no ha cambiado, por el contrario, se evidencia que el campo de ejercicio laboral de historiadores y bibliotecólogos se ha reducido frente a la demanda en la administración de archivos que se presenta, sobre todo en el ámbito público, donde el cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Archivos, es un estímulo efectivo para que se exija la presencia de personal con formación superior, cualquiera sea la formación, para garantizar la pervivencia de estas profesiones que en la actualidad sin la incursión en la gestión documental o archivística podrían ver menguado sus convocatorias de estudiantes o forzarlas a reorientar sus perfiles de egresados a campos de actuación más alineados al ejercicio de lo que sus materias formativas lo preparan en el periodo universitario. Los historiadores son muy necesarios en un país como el nuestro que al parecer no sabe recordar, o que olvida fácilmente los hechos que aleccionarían sus decisiones como sociedad. Por otro lado, los bibliotecólogos, especialistas en la administración de la información, son necesarios para dosificar la ingente cantidad de información a la que se ven expuestas las personas con el uso de redes informáticas o de fuentes de información electrónica, por citar solo un ámbito.
En un momento en el que la especialización de las funciones es la piedra angular de la implementación para la sistematización y homologación de procesos con miras a la automatización de controles y su evaluación, la función archivística en las organizaciones del Perú adolece aún de un reconocimiento de perfiles laborales que estén sustentados en la formación y por el contrario se continúa orientándolo a la ocupación laboral que puede ser cubierta por cualquier persona, profesional o no. Es necesario remarcar además una situación que viene modificando el mercado laboral de la administración de archivos en el Perú, a partir de la implementación del Modelo de Gestión Documental, que está fomentando el Estado a través del cual la gestión documental debe estar sustentada en el ejercicio informático que le permita mejorarla a través de aspectos como la interoperabilidad, la trazabilidad, la inmediatez del trámite, etc. aspectos que suelen confundirse con el ejercicio informático o informacional, en desmedro de lo archivístico, que a la larga sustenta la naturaleza de un archivo.
El problema de la confusión de perfiles laborales en los archivos, se viene incrementando ahora con la participación de la ciencia informática dado que en muchas entidades se ha mal entendido que la exigencia de una gestión documental “acorde a lo que el mandato de la ley exige” es un tema de desarrollo de software, es decir de herramienta, cuando en realidad se trata de un problema de metodología, porque solo se atiende al principal insumo de los archivos (la información) como el único referente de atención de la gestión de documentos. Insistimos, el problema de los archivos no es gestión de contenidos, ni de gestión de información, ello es relativamente sencillo de atender empleando una multiplicidad de softwares que existen en el mercado o desarrollando una herramienta ad hoc para la “tramitología” (sic), sino que el problema que debemos identificar es que la naturaleza de un archivo no se desprende de los requisitos técnicos que le otorguen autenticidad, fiabilidad y perdurabilidad en el tiempo a los documentos, no solo a la información. La esencia de un archivo es la de un acervo, es decir de un conjunto que pueda testimoniar por sí mismo en el tiempo la autenticidad de los documentos que ha producido y a través de ellos validar la información que se pueda obtener, como fuente primaria.
Si no se tiene la formación adecuada, se podría tomar la decisión de subir a la nube todos los documentos de una entidad para procurar ahorro de espacios en servidores sin analizar la seguridad, accesibilidad o perdurabilidad de los documentos, o digitalizar todos los documentos para proceder con una eliminación de soportes físicos sin identificar Series documentales, suponiendo que los documentos se “rescatan” como los libros, es decir por unidad o adquirir un software que permite derivar documentos en la inmediatez comunicacional de un correo electrónico sin considerar la práctica de asignación de evidencias de recepción o aceptación de los documentos, o sin pensar en su forma de ubicación futura. Estas prácticas, entre muchas otras, evidencian un desconocimiento de la gestión documental con el enfoque archivístico, lo que es parte del quehacer del profesional que ha sido formado en su administración completa o gestión integral.
Frente a este panorama tenemos la labor de ir delimitando el campo de ejercicio profesional que exigen los archivos peruanos, empezando por la docencia archivística, es decir la formación de cuadros de las personas que actualmente están ejerciendo función archivística en el ámbito técnico, y la exigencia de la actualización de los perfiles de los responsables de archivos a fin de que los mismos sean orientados hacia la profesionalización en la materia. En este punto es importante hacer la gestión para el sinceramiento de las carreras que pretendan seguir orientando a sus egresados en el trabajo archivístico, a través de una reformulación de la malla curricular que contemple más carga de cursos que se ocupen de la administración de archivos, sobre todo en aquellos aspectos que en la actualidad son irrefutablemente un requerimiento del mercado peruano. Ello exigirá un cambio en la denominación de la carrera profesional y también del título profesional, eso sería lo honesto y acorde a las exigencias que la realidad impone.
Finalmente, estamos convencidos que es una necesidad el incremento de la oferta académica de la formación archivística en el Perú, la auténtica y seria formación, que se oponga a la proliferación de pseudo cursos o seminarios que a partir de una charla ofrecen certificación en materia archivística que incluso rotulan como diplomados, seminarios o cursos especializados, lo cual muchas veces es llevado a cabo por personas que no tienen la formación adecuada para gestionar un archivo y transmiten su óptica personal o de su profesión a la administración de archivos, multiplicando el problema de la mala praxis. Una auténtica capacitación debe ser brindada en función a la necesidad operativa de las personas que se capacitan, la responsabilidad de las funciones que desempeñan y la valía de lo que el centro de capacitación puede o está en capacidad de enseñar. Lamentablemente no se cuenta en el Perú con una certificación o autorización por parte del Sistema Nacional de Archivos (SNA) que valide todas las capacitaciones archivísticas, e incluso algunas capacitaciones brindadas en el marco del SNA no cumplen con el rigor académico o formativo que debería de tener el propio sistema. Esta situación es mucho más crítica en el interior del Perú, donde la capacitación archivística es un evento difícil de encontrar en la oferta académica que se brinda, lo cual podría estar aunado a la baja demanda que se consigue, como consecuencia de la nula existencia de requisitos formativos o de capacitación archivística en los cuadros del personal para la obtención o mantenimiento de una plaza ocupacional en un archivo. Un lamentable círculo vicioso.
Un problema muy complejo que no tiene que ser una constante, si planificamos desde el propio SNA medidas concretas con relación al potenciamiento de la profesionalización de la labor archivística, la coordinación con los actuales centros de formación de profesionales en Archivística con los centros que forman profesionales que se orientan al ejercicio laboral en los archivos. La formación de un Colegio de Archiveros del Perú, una propuesta anteriormente considerada y hacia donde deberían orientarse los esfuerzos de las verdaderas organizaciones o asociaciones archivísticas, de manera que se establezcan requisitos para ocupar funciones en los archivos, una formación o una capacitación acorde a los puestos que se necesiten y por su puesto el trabajo mismo de todos los colegas que permita exponer resultados que puedan ser identificados como buenas prácticas, compartiendo más su experiencia a través de investigaciones o propuestas corporativas que podamos compartir y seguir llamando la atención en esta necesidad de mejora de los archivos en el Perú. #Archivos #PatrimonioDocumental